Jedną z lepszych umiejętności w organizacji pracy, a zarazem pierwszą rzeczą, którą należy wykonać, jest sortowanie zadań.
Zadania do zrobienia dzielą się na:
- te, które przychodzą do Ciebie z zewnątrz - np. wydelegowane do zrobienia przez przełożonych, zadania w wiadomościach,
- nieplanowane, nagłe, np. nagły telefon, który odbierasz u musisz zareagować,
- Twoje spontaniczne pomysły i inicjatywy (zadania z wewnątrz), które przychodzą do głowy
Pomyśl teraz o tym, że to, co masz do zrobienia jest jak deszcz, który spływa na Twoją głowę. Można utonąć jeżeli ilość tych zadań Cię przerośnie.
Najważniejsze jest to, aby dojść do wprawy w szybkim dzieleniu tych zadań na pewne kategorie (o tym za chwilę) i błyskawiczne podejmowanie decyzji co z nimi zrobić (albo nie zrobić).
Jak sortować zadania?
Proces sortowania składa się z następujących kroków:
- Odpowiedz sobie na pytanie, czy zadanie jest zbieżne z Twoimi celami, lub z obowiązkami, które zostały Ci przydzielone.Jeżeli coś nie jest zbieżne - odmów wykonania zadania.
- Zbieranie. Wyrzuć zadania ze swojej głowy (koniecznie! - zadania niezapisane zajmują pamięc w głowie i sprawiają, że podświadomie się nad nimi zastanawiasz). Zapisz zadanie na liście Do-Zrobienia, zapisuj także pomysły, które przychodzą Ci do głowy. Te pomysły raz zapisane, łatwiej sobie zwizualizować i przemyśleć, czy mają sens i będziesz chciał je wdrożyć, czy też można je sobie odpuścić.
- Czy to coś, co zajmie 2 minuty? Jeśli tak, wykonaj to od razu. Nie odkładaj, ponieważ odkładając z 2 minut zrobisz 10 albo 15 minut czasu poświęconego łącznie na to zadanie (w tym czas na rozmyślanie, kiedy je zrobić).Zrób to od razu i zapomnij.
- Czy jest to coś, co zajmie więcej czasu, ale ktoś inny może to zrobić? Jeśli możesz wydelegować zadanie, które realizacja nie byłaby najlepszym wykorzystaniem Twojego czasu, to wydeleguj komuś, kto się w tym specjalizuje.
- Pozostałe zadania posortuj nadając im priorytety.
- Odpowiedz sobie jaki jest rodzaj zadania:
- Zadanie jest nieprzyjemne? Coż, co budzi Twój opór wewnętrzny, masz ochotę w pierwszej chwili to odłozyć? Takie zadanie zacznij wykonywać od razu, nie pozwól swoim myślom o odkładaniu wziąć góry nad Tobą.Rzuć się w wir pracy, jak najszybciej zacznij!
- Zadanie bardzo złożone? Jeśli zadanie ma zająć więcej niż kilka godzin, jeśli nie da się go skończyć w ciągu danego dnia, koniecznie podziel je na mniejsze, konkretne zadania do wykonania i rób je krok po kroku.
- Zadanie jest nudne, rutynowa czynność, którą trzeba jednak wykonać? Jeśli tak, to postaraj się urozmaicić sobie pracę, dodać nieco zabawy np. wprowadzając dobrą atmosferę - dobrą muzykę, pracując w dobrym towarzystwie itp.
- Zacznij wykonywanie zadań od najtrudniejszego, które zaplanowałeś na dany dzień. To zadanie, którego wykonanie znacząco wpłynie na Twoje postępy. Jeśli to zadanie odłożysz, Twój cały dzień będzie dalej nacechowany myśleniem o tym, że coś sobie odpuściłeś, że nadal jest to do zrobienia, albo będziesz się martwił konsekwencjami niewykonania tego zadania.
Gwarantuję Ci, że taki sposób organizacji pracy z czasem stanie się dla Ciebie łatwy, a uwolni Ci wiele negatywnych myśli i niepotrzebnego zamartwiania się, że coś nie zostało dokończone, albo “wisi nad głową”.
Ilustracja tytułowa: Estée Janssens z Unsplash
